Большое разнообразие конфигураций программ на платформе 1С: Предприятие приводит к тому, что сохранение файла Excel из 1С оказывается наиболее удобным вариантом для обмена данными. Более распространенный ранее формат DBF сложнее в обращении, т.к. помимо просмотра пользователям часто нужны функции ручного редактирования.
Причина для сохранения данных в формате Excel
В зависимости от настройки конфигурации и предпочтений пользователя используется один из основных форматов – XLS или XLSX. Применение обусловлено установленной на компьютере версии табличного редактора, который предполагается использовать в работе. Играют роль и существующие ограничения старых форматов. Так, для версии 97-2003 на максимальное количество строк наложен лимит в 65000 строк, тогда как файлы стандарта 2007 и выше позволяют выгружать таблицы с количеством строк до 1048000.
Еще поддерживаются форматы:
Но файлы Excel единственные, которые позволяют после выгрузки данных редактировать содержимое таблиц в ручном режиме. Все остальные либо предназначены для просмотра, либо не способны отображать данные в понятном виде (TXT).
Еще форматы MXL и XLS позволяют сохранять исходную иерархическую структуру, т.е. тот же прайс-лист останется разделенным на группы и подгруппы, как в программе. При просмотре доступно разворачивание/сворачивание отдельных списков.
Как выгрузить данные из программы 1С в Excel
Недостаток познаний в программном обеспечении 1С иной раз приводит к лишней работе. Так, часть пользователей снимают скриншоты с экрана и преобразуют их в табличные файлы с помощью программ вроде Fine Reader. С небольшими объемами данных такой подход может быть оправдан, но когда идет речь о выгрузке файла в несколько десятков тысяч позиций, стоит обратить внимание на параметры самой платформы 1С.
Применима и обратная операция, когда в базу данные вносятся из таблицы, созданной в формате Excel. В том числе в какой-либо другой программе или напрямую в редакторе. В любой конфигурации 1С доступно сохранение печатных форм в любом из выбранных на этапе указания диска форматов. Есть там и пункты «Лист Excel» (расширение XLS), «Лист Excel 2007» (XLSX).
Тот же способ действителен для отчетов. Всего в два клика пользователь получает файл, с которым можно поработать вручную (вставить логотип, удалить ненужные разделы или добавить их). Расширить возможности по экспорту данных можно с помощью обработок, их легко создают под заказ при наличии внятного технического задания.
Чем удобны печатные формы в формате Excel
Выгрузка данных из информационных баз 1С используется для передачи полученных в результате файлов по электронной почте и другим средствам коммуникации в интернете. Но формат Excel полезен и в других направлениях. Так, в нем проще всего создавать как новые виды отчетов, так и требуемые печатные формы.
Формат достаточно гибкий и предоставляет пользователю следующие возможности:
-
Созданный документ может быть большим, в современных версиях Excel имеется весьма солидный диапазон значений по количеству строк и столбцов;
-
Нет ограничений на количество подключаемых печатных форм, за счет внешних обработок их можно динамично заменять в зависимости от конкретной ситуации;
-
Допускается создавать лишь форму документа, с шапкой, а табличная часть будет заполняться автоматически.
Иногда предварительно выгружают пустой файл, который редактируют и загружают уже новый вариант для последующего использования в работе. Причем не подменяют старый, а лишь создают дополнительный пункт для возврата по желанию к стандартной версии.
