Для многих пользователей программы 1С 8 загрузка документов из Excel является своеобразным спасательным кругом, так как она избавляет от необходимости вносить большие объемы данных вручную. Бухгалтеры часто сталкиваются с ситуациями, когда надо добавить в систему прайсы, накладные, справочники номенклатур, поэтому они должны знать, как записать в 1С информацию из файлов Excel. Данный инструмент существенно снизит затраты драгоценного времени и избавит от трудоемкой работы по ручному вбиванию информации. Кроме того, он поможет избежать ошибок, связанных с человеческим фактором.
Почему не существует универсального механизма по загрузке документов в программу 1С?
-
Документы в формате Эксель, которые пользователи хотят загрузить, имеют различную структуру и содержат разнообразную информацию;
-
В компаниях устанавливаются различные конфигурации программы 1С, и тот инструмент, который успешно применяется в одной версии, не будет без модернизации работать в другой;
-
Сохранение информации из документов будет происходить в разные объекты программы, и для каждого из них нужны отдельные коды.
Платные программы имеют широкий функционал, они осуществляют чтение файлов Excel и их загрузку в систему. Предпринимателям часто приходится обращаться к IT-специалистам или сторонним разработчикам, чтобы те написали для них необходимую обработку, а ведь это влечет за собой дополнительные расходы. Компания, выпускающая программные продукты 1С, разработала бесплатную обработку для своих клиентов, главное – научиться применять ее на практике. Найти обработку можно на диске с профессиональной версией программы.
Типовая обработка от создателей 1С: 8
Обработку «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента» можно назвать универсальной. Она предназначена для переноса данных в любые конфигурации системы 1С из файлов в формате xls, txt, dbf, поддерживает передачу информации в справочники, реестры и документы. Программный продукт поставляется в комплекте с лицензионной версией программы, также его можно найти на официальном веб-ресурсе компании.
Инструмент имеет большие функциональные возможности, он не зависит от конфигурации программы. Открытие обработки происходит следующим образом: раздел «Технологическая поддержка», пункт меню «Методическая поддержка» − «Платформа 1С» − «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента». Загрузка файлов осуществляется в режиме управляемого приложения.
Как подготовить таблицу Excel к загрузке в программу 1С?
-
В наименованиях колонок таблицы недопустимы пробелы и любые другие символы, они должны выглядеть примерно следующим образом: «СерияНоменклатуры»;
-
Информация, введенная в колонках, должна быть однородной. Например, если в столбце «Наименования поставщиков» указаны контактные данные, то их следует перенести в другую колонку;
-
Столбцы и рядки в исходном документе должны располагаться так же, как и в таблице справочника номенклатур;
-
Процентные ставки (НДС, наценки) должны быть указаны со знаком «%»;
-
Если значение в строке начинается на «0», то загрузка табличной части документов Excel может произойти с искажением информации, так как нули автоматически обрежутся. Чтобы этого не произошло, перед нулями надо дописывать параметр «$ZRONET$->»;
-
Если необходимо создать иерархическую структуру групп, то в справочник следует добавить колонки «Наименование» (указывается название элемента) и «КодГр» (содержит код группы, в которой расположен данный элемент);
-
Для очистки реквизитов справочников и регистров сведений колонку в таблице надо оставить пустой, а в меню «Дополнительные настройки» поставить флажок возле пункта «Загружать пустые значения».
Использование кодов при создании обработок в 1С
Программисты могут самостоятельно создать обработку при помощи написания специальных кодов. На компьютере должен быть установлен MS Excel, подключение к системе 1С осуществляется с использованием COM-объекта. После выполнения всех процедур надо закрыть Excel в системе 1С с использованием кода.
Встроенный функционал программы 1С: Бухгалтерия позволяет осуществлять запись в файл Excel всей необходимой информации. Процесс может сопровождаться некоторыми трудностями, связанными с особенностями VBA. Если пользователю надо прочитать данные из файла в формате Excel в 1С, обработать их и выгрузить полученные результаты в другой файл − в режиме конфигуратора следует создать новую внешнюю обработку.
Как загрузить справочник номенклатуры в 1С: Бухгалтерия 8 при помощи типовой обработки?
-
Нажать «Файл» − «Открыть», найти обработку, расположенную на диске ИТС (путь к ней \1CIts\EXE\EXTREPS\UNIREPS82\UploadFromTableDocument). Передача данных происходит поэтапно: сначала загружаются наименования, а затем − цены;
-
Установить «Режим загрузки» − «Загрузка в справочник», в рядке «Вид справочника» выбрать пункт «Номенклатура». Файл с информацией загружается на вкладке «Табличный документ» (через «Открыть файл»);
-
Перейти на вкладку «Настройка», настроить параметры загрузки названий номенклатур;
-
Перед тем, как загружать элементы в базу, где уже содержится информация, следует просмотреть вводимые позиции, чтобы избежать дублирования названий;
-
Когда все параметры будут настроены, нажать кнопку «Загрузить». Если передача информации была выполнена корректно, система выдаст соответствующее сообщение;
-
Проконтролировать добавление новых названий в справочник, потом можно приступать к установке цен;
-
В поле «Режим загрузки» установить «Загрузка в табличную часть», в поле «Ссылка» − «Установка цен номенклатуры». Программа предложит добавить файл или сформировать новый;
-
На вкладке «Табличный документ» опять выбрать документ, из которого загружались наименования номенклатур. Выполнить настройку реквизитов, затем загрузить документ;
-
Открыть файл «Установка цен номенклатуры», в который передавались данные, проверить корректность заполнения и нажать «ОК». Цены установятся автоматически;
-
Если пользователь планирует в дальнейшем загружать информацию в программу 1С по таким же параметрам, ему следует сберечь настройки. Для всех программ на платформе 1С: 8 (в частности, 1С: Торговля и 1С: Розница) запись информации из файлов Excel осуществляется по похожему механизму.
Загрузка документов Excel в конфигурацию 1С: 8.3
В первую очередь, необходимо подготовить файлы к передаче в систему. Таблица может иметь произвольную структуру, но она не должна содержать столбцы с наименованиями номенклатур. Колонки исходной таблицы следует сопоставить с теми реквизитами, которые установлены для элементов справочника программы. Если наименования будут совпадать, система 1С: 8.3 автоматически осуществит сопоставление.
После открытия типовой обработки можно приступать к работе с ней. Нажать на значок «Открыть», выбрать необходимый файл и загрузить его в систему 1С. После передачи данных надо проверить правильность отображения табличного документа при помощи кнопки «Контроль заполнения». В случае появления предупреждения о наличии ошибок необходимо исправить их на вкладке «Настройка» и снова повторить загрузку.
Загрузка цен из файла Excel в 1С: Управление торговлей
Обработка «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента» поставляется на диске с конфигурацией 1С: Управление торговлей, ее использование позволит предпринимателю сэкономить средства на разработке специальных программных продуктов. Стандартный инструмент предназначен для импорта данных из документов в формате Excel, в частности − реквизитов товаров и их цен. Для запуска обработки надо нажать комбинацию «Файл − Открыть», в появившемся каталоге найти требуемый файл и запустить его. Передача информации осуществляется в следующем порядке:
-
На вкладке «Табличный документ» выбрать требуемый прайс-лист и загрузить его. Перейти на вкладку «Настройки», установить необходимые параметры;
-
Проверить корректность загружаемой информации. Если ошибки не будут найдены − нажать «Загрузить данные». В результате в справочник «Номенклатура» должны добавиться новые названия;
-
Для загрузки цен нажать пункт меню «Администрирование», затем «Настройки параметров» − «Номенклатура», выделить галочками требуемые параметры;
-
Запустить типовую обработку в меню «Закупки» − «Загрузка цен поставщиков». Произвести необходимые настройки, затем нажать «Записать и закрыть». Установить флажок на сформированном типе цены и сохранить его;
-
Выделить табличное поле документа в обработке «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента» и скопировать его в обработку «ЗагрузкаЦенПоставщикаИзФайлов». Проверить корректность установки цен, нажать «Готово».
Загрузка табеля в конфигурацию 1С: Управление производственным предприятием
В некоторых компаниях учет рабочего времени сотрудников ведется с использованием таблиц Excel, затем данные из табеля выгружаются в бухгалтерскую программу. Для этих целей используются внешние обработки, которые делают разбивку по графикам, и в результате бухгалтер видит передвижения сотрудников предприятия и количество отработанных часов каждым из них. Качественные программные продукты обладают широким функционалом и ориентированы на использование в конфигурации 1С: УПП в разных странах. Основные возможности внешних обработок:
-
Заполнение данных с разбивкой информации по спискам работников и по подразделениям;
-
Просмотр и корректировка информации по сотрудникам;
-
Возможность отбора работников с определенным графиком.
В начале каждого месяца отдел кадров с помощью внешней обработки формирует перечень сотрудников для каждого подразделения и отправляет созданные файлы лицам, ответственным за ведение табеля учета рабочего времени. Ответственный сотрудник ежедневно вносит данные по работникам подразделения. Заполненный табель в конце месяца передается в электронном виде в отдел кадров, затем он загружается в программу 1С для начисления заработной платы.
