Для введения в программу 1С: Предприятие большого объема данных лучше всего подойдет загрузка из Excel всей таблицей 1С, имеющая массу преимуществ перед ручным вбиванием информации. Это решение особо актуально в тех случаях, когда пользователям надо ввести не десятки, а сотни наименований. Данный метод значительно ускорит процесс загрузки документов и уменьшит количество ошибок.
Владельцы компаний решают проблему загрузки больших массивов информации различными способами. Одни нанимают IT-специалистов, другие пытаются загрузить файлы в программу своими силами, что не всегда успешно получается. На рынке информационных технологий представлено большое количество различного программного обеспечения, предназначенного для загрузки данных в систему 1С. Однако пользователям не стоит спешить с его приобретением, ведь для этих целей можно использовать соответствующую конфигурацию 1С, поставляемую в комплекте с программой.
Какие преимущества имеет копирование информации из таблиц Excel?
Существенная экономия времени и сил при переносе информации из одной бухгалтерской программы в другую;
Обновление состава номенклатурных позиций происходит за короткий промежуток времени, накопленные данные быстро загружаются в систему 1С: Бухгалтерия;
Сокращение ошибок, связанных с человеческим фактором;
Пользователи избавляют себя от рутинной работы по обновлению прайсов в ручном режиме.
MS Excel был выпущен намного раньше, чем все программные продукты 1С. Этот универсальный инструмент способен выполнять расчеты любой сложности. Небольшие фирмы используют Эксель для ведения бухгалтерии. Таблицы в системе 1С не обладают столь широким функционалом, поэтому пользователям иногда приходится выгружать документы в формате Excel для удобства в работе с ними, а потом переносить их обратно.
Данные, которые можно импортировать из таблиц Excel
Начальные остатки по бухгалтерскому учету;
Информация о покупателях;
Данные о реализации товаров: какая продукция была продана, на какую сумму и т.д.;
Прайс-листы от поставщиков: наименование товаров, количество, сумма;
Заказы от покупателей;
Информация о накопленных скидках;
Номенклатура со штрихкодами.
Подготовка файлов к переносу в 1С
Перед тем, как перенести данные в формате MS Excel, необходимо позаботиться об однородности их структуры. В каждом поле должна быть введена только однотипная информация;
Программы, отвечающие за загрузку файлов в 1С, чувствительны к малейшим деталям. Например, параметры «шт» и «шт.» будут рассматриваться как разные. Учитывая это, перевод данных из Excel можно осуществлять только при условии их идентичности внутри каждого поля;
Чтобы при загрузке не происходило автоматическое копирование одних и тех же данных, следует подобрать для них уникальные идентификаторы. Например, если происходит загрузка сведений о товарах, то таким идентификатором может стать артикул;
Макет таблицы не должен содержать посторонних элементов, которые не имеют отношению к загрузке. Сюда можно отнести пустые строчки, комментарии, сноски;
Структура ячеек должна быть однородной. При автоматизированной загрузке не рекомендуется объединять ячейки, так как система неправильно воспроизведет их.
В 1С можно передать любые данные из таблиц значений Excel. Главное, чтобы они были оформлены в соответствии с вышеописанными требованиями. Для импорта данных в 1С понадобится типовая обработка «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf», которая поставляется на диске ИТС и доступна для скачивания на официальном сайте. Также пользователи смогут применять для этих целей другие внешние обработки.
Типовая обработка 1С
Данная обработка является самым универсальным вариантом, она позволяет выгрузить в систему справочники и документы из файлов в формате xls, mxl, txt, dbf. Программное обеспечение имеет широкий функционал, в нем предусмотрено три режима загрузки: в справочники, регистры сведений, табличную часть документов. Запуск обработки производится в толстом клиенте.
Если обработка была скачана с сайта, необходимо распаковать архив с ней и поместить его на рабочем столе. Затем войти в систему 1С, нажать «Файл − Открыть», в появившемся окне выбрать сохраненную обработку. На вкладке «Настройка» регулируются параметры процедуры, корректность заполнения проверяется на вкладке «Табличный документ». Следует обратить внимание на такие настройки:
Пункт «Не создавать новых элементов» применяется при загрузке данных в справочники. Если установить возле него галочку, то новые элементы не будут загружаться;
Пункт «Первая строка данных» указывает, с какой строки следует загружать информацию;
Пункт «Ручная нумерация колонок» будет использоваться в том случае, если нумерация столбцов таблицы осуществляется не по заданным реквизитам.
Порядок загрузки документов при помощи типовой обработки
Выбрать режим загрузки, определить место (справочник или документ), куда будут загружаться данные;
Проанализировать загруженный файл на вкладке «Табличный документ»;
Открыть вкладку «Настройка». Флажком определить поля, которые должны быть загружены. Проверить согласованность полей и столбцов. Выбрать поля поиска, в соответствии с которыми будет происходить синхронизация;
Для каждого поля должен быть установлен один из режимов загрузки: Искать, Вычислять или Устанавливать;
При нажатии на кнопку «Получить таблицу данных» сформируется таблица, которую при необходимости можно изменить;
После нажатия кнопки «Загрузить» данные будут перенесены в систему 1С.
Особенности загрузки табличных документов в 1С 7.7
Для передачи информации в систему 1С: Бухгалтерия 7.7 часто используются внешние обработки, оптимизированные под конфигурацию и позволяющие за минимальный промежуток времени загружать данные. В комплект программного обеспечения входит основной модуль, инструкция по загрузке, тестовый экземпляр для проверки обновления. Чтобы открыть внешнюю обработку в программе 1С, необходимо поместить ее в папку «Информационная база/ExtForms» на компьютере. Затем войти в систему 1С, открыть меню «Дополнительные возможности» − «Сервис» − «Изменить», выбрать файл обработки и нажать «ОК».
Следующий этап – подготовка таблицы из документа Excel к загрузке. Надо задать необходимые реквизиты, идентификаторы столбцов, определить пары «Группа − Элемент». Когда таблица будет загружена, можно точечно редактировать значения в ячейках и установить разметку иерархии. Это требуется для того, чтобы привести ее в надлежащий вид.
Форматирование табличного документа проводится при помощи клавиш групповой обработки. Каждый элемент формы обработки выполняет конкретную функцию, узнать подробнее о ней можно в описании. После загрузки таблицы из документа Excel и завершения всех подготовительных действий следует сохранить данные в системе. Для этого надо нажать кнопку «Загрузить».
Последовательность действий при загрузке табличных документов Excel в 1С 8
Нам надо передать данные из прайс-листа в справочник номенклатуры 1С: 8 при помощи обработки «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента». Введение информации происходит в два этапа: перенос наименований товаров и определение параметров элементов справочника, затем – введение цен;
Для запуска утилиты нажать пункт «Файл − Открыть», в открывшемся окне найти файл обработки;
Чтобы перенести наименования товаров надо в режиме загрузки выбрать «Загрузка справочника»;
На закладке «Табличный документ» выбрать прайс-лист в формате Excel;
Перейти на закладку «Настройка» для установки параметров загрузки наименований. Чтобы избежать дублирования названий, повторяющиеся позиции следует удалять;
Когда все параметры будут выбраны – нажать кнопку «Загрузить». Система выдаст сообщение о том, что процесс прошел успешно;
Просмотреть правильность загрузки наименований и их реквизитов. Если загрузка файла прошла без ошибок – надо приступать к переносу цен;
В меню «Режим загрузки» выбрать пункт «Загрузка в табличную часть». Открыть поле «Ссылка», здесь можно отобрать уже существующие документы, в которые надо добавить обновленные данные, или создать новые. Мы создаем пустой документ, устанавливаем тип цены;
Перейти на закладку «Табличная часть», снова загрузить прайс-лист. Настроить параметры загрузки, потом импортировать документ;
Открыть файл, в который загружались данные. Проверить правильность отображения.
Экспорт данных в 1С 8.3 из таблиц Excel
Установить обработку, открыть ее в программе 1С;
Выбрать файл Excel, который надо перенести в систему, загрузить его;
Чтобы избежать появления дублей номенклатуры, в столбце «Поле поиска» возле строки «Код» надо установить галочку. Если программа найдет запись с похожим кодом – она автоматически заменит ее;
Правильность заполнения данных можно проверить нажатием пункта «Контроль заполнения». Если программа выдаст сообщение о неверном вводе, надо перейти на закладку «Настройки» и исправить ошибки;
Снова нажать кнопку «Загрузить данные».
Загрузка таблиц из документов Excel в систему 1С – это довольно распространенная задача. Многим пользователям в процессе работы приходится регулярно сталкиваться с ней. И если у вас нет опыта в выполнении подобных задач, рекомендуем обратиться к специалистам.
