Задайте вопрос по 1с специалисту

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.
Политика конфиденциальности

Загрузка накладной из Excel в 1С — как и зачем делать перенос данных?

Для учёта операций довольно часто требуется загрузка накладной из Excel в 1С. Необходимость автоматического обмена данными с информационной базой обусловлена большим объёмом документов, различием применяемых программных решений контрагентами. Ручной труд малоэффективен, когда количество переносимых позиций переваливает за тысячу.

Почему все так любят Excel?

Эксель — популярный и распространённый табличный редактор, с которым умеет работать практически каждый пользователь персонального компьютера. Программа входит в стандартный пакет Microsoft Office и установлена в каждом офисе.

Преимущества табличного редактора Excel

К основным преимуществам продукта Microsoft относятся:

  • доступность;

  • широкая функциональность;

  • открытость — все формулы, связи прослеживаются;

  • лёгкая настраиваемость — заложены возможности программирования, создания макросов;

  • возможность автоматизировать рутинные расчёты;

  • работа с массивами данных;

  • пользователь волен создать любую таблицу с произвольными полями и признаками;

  • большой выбор инструментов для анализа — сводные таблицы, графические объекты: графики, диаграммы;

  • удобный и привычный интерфейс;

  • разнообразие справочной литературы, руководств по работе с программой.

Табличный процессор уже давно стал основным, незаменимым рабочим инструментом у бухгалтеров, экономистов. Множество программ по статистическому планированию, информационные базы данных строятся на электронных таблицах.

С помощью этого редакторы легко создавать документы, ведь первичная документация построена на табличной основе. Отгрузочная, транспортная документация во многих фирмах создаётся вручную с помощью электронных таблиц, поскольку это экономит время. А уже потом данные передаются в бухгалтерию для дальнейшего учёта. В такие документы легко вносить изменения, если того требуют заказчики или поставщики.

Ввиду простоты и доступности табличного процессора от Microsoft небольшие фирмы, предприниматели используют его в качестве программы для учёта товара. Какие плюсы такого решения?

  • Это не требует дополнительных вложений в профильное ПО.

  • Не нужно тратиться на поддержку, сопровождение.

  • Легко заносить данные.

  • Можно создавать любые таблицы, форматировать, делить данные на группы.

Минусы в работе с MS Excel

Несмотря на кажущуюся простоту, доступность табличного редактора, не всё так просто. Ведение учёта с помощью электронных таблиц имеет существенные недостатки, которые могут сказаться на эффективности работы всего бизнеса.

  • Для корректного использования функций и возможностей программы требуются углубленные знания продукта. Уровня среднестатистического пользователя недостаточно для поддержания базы в рабочем состоянии и использования накопленной статистики.

  • При сетевом варианте, когда работают сразу несколько человек, возникают сложности. Нарушение хронологии приводит к путанице, искажению информации.

  • Большая вероятность ошибок при вводе документов.

  • Некоторые ошибки могут привести к полной потере данных, восстановить которые уже не получится.

  • Не отражается оперативное состояние склада, что делает невозможным планирование закупок, резервирование товара.

  • Чтобы данные в электронной таблице соответствовали реальным остаткам на складе, нужно часто проводить инвентаризации.

Когда и зачем нужен обмен данными между Excel и 1С?

Экспорт или импорт данных из табличных документов в учётную систему необходим в случаях:

  • большого потока первичных документов от разных контрагентов в виде файлов XLS;

  • перехода с одной учётной системы на другую, если они несовместимы между собой;

  • перехода с учёта в электронных таблицах на автоматизированное программное приложение;

  • использования данных учётной системы для расчётов и анализа, когда дальнейшая обработка информации происходит уже в табличном редакторе.

Во многих случаях электронные таблицы выступают промежуточным буфером обмена, поэтому реализация возможности экспорта и импорта документов важна для оперативной работы компании.

Загрузка документов в 1С (7.7) из табличных файлов

Чтобы загрузить приходный или расходный документ в учётную систему на платформе 7.7 для склада и розницы, необходимо дополнительное решение в виде внешнего файла. Без грамотного программиста такую обработку не напишешь и не настроишь. При работе с внешней обработкой возникают сложности, требуемые дополнительной доработки:

  • Обработка настраивается на ассортимент конкретного поставщика. Если появляется новый поставщик или дополнительные номенклатурные позиции, то требуется донастройка.

  • У разных поставщиков документы отличаются — другое количество полей, оформление, иной порядок столбцов. Для каждого типа документов сохраняется своя настройка.

Такая обработка — отдельный продукт, который стоит денег, поэтому если в штате нет программиста, придётся за эту функцию платить. На рынке встречаются предложения универсальной обработки, но результаты переноса с её помощью стоит тщательно проверять, поскольку у каждой компании есть нюансы, документы отличаются, а для корректной работы приложения нужно его правильно настроить.

Обмен данными между Excel и программой «1С: Предприятие 8»

В учётных системах на платформе «Предприятие 8» проблема создания документов из таблиц XLS решена самим разработчиком. У владельцев профессиональной версии есть готовая обработка на диске ИТС. Эта обработка универсальна. С её помощью можно переносить данные из документов XLS, MXL, TXT, DBF в любую конфигурацию платформы.

Как это сделать? Для этого нужно выполнить шаги:

  • Подготовить табличный документ, удалив все пустые, ненужные строки из середины и в конце таблицы.

  • Проверить, что все позиции документа есть в справочнике номенклатуры учётной системы. Если какого-то наименования нет, то нужно перед переносом создать соответствующую позицию в базе.

  • Для запуска обработки через меню программы «Открыть» выбрать обработку на диске ИТС.

  • Установить режим «Загрузка в табличную часть».

  • В поле «Ссылка» выбрать нужный вариант.

  • После этого нажать на кнопку выбора, открыть журнал документов, создать новый.

  • Затем выбрать созданный документ.

  • В поле «Табличная часть» выбрать «Товары».

  • В закладке «Табличный документ» нажать «Открыть», выбрать документ для ввода.

  • Проверить загруженные данные, выбрать параметры настройки, затем загрузить.

Процедура настройки требует определённых навыков и знаний.

Выгрузить информацию можно в штатном режиме — достаточно открыть печатную форму документа и сохранить в нужном формате.

Специалисты компании «Сетби» имеют больше 10 лет опыта с программными продуктами для бизнеса. Мы оперативно ответим на заявку, настроим программу под ваши требования, наладим обмен данными. Наши специалисты приедут к вам в офис. Расстояние тоже не проблема. Мы работаем с компаниями во всех городах России и странах СНГ — настроим, обновим базу удалённо.

Нужны новые отчёты, формы, обновления нетиповых конфигураций? Сотрудники «Сетби» справятся с задачами любой сложности. Мы обеспечим безболезненный переход на новую версию без потерь информации. На нашем обслуживании более 1 тыс. компаний. Не тратьте время на ручной труд — обратитесь к профессионалам.

ответим на все вопросы по работе с 1с

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.
Политика конфиденциальности

Рекомендуем также посмотреть:

Официальный статус партнера


Подпишись на наши акции и скидки!

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.
Политика конфиденциальности
8 (495) 374-59-14

Copyright © Все права принадлежат ГК Авангард Сервис, и защищены 2005-2017