Загрузка прайса из Excel в 1С: Бухгалтерия 8.2, 1С: Управление торговлей, 1С: Розница

В крупных коммерческих компаниях довольно часто приходится обновлять сведения о товарах в бухгалтерских программах, и в таких случаях загрузка прайса из Excel в 1С является самым приемлемым вариантом. Перенос информации из документов Эксель не занимает много времени, кроме того, данный метод избавляет бухгалтеров от необходимости ручного ввода данных. Для загрузки наименований товаров и цен можно использовать типовую обработку, поставляемую в комплекте с лицензионной версией программы, или программные продукты от сторонних разработчиков.

Внешние обработки значительно облегчают процесс загрузки прайс-листов в 1С: 8, работать с ними сможет любой пользователь. По сравнению с платными программами функционал типовой обработки несколько ограничен. Качественные программные продукты имеют широкие функциональные возможности, с их помощью можно не только выгрузить данные в 1С, но и проанализировать их.

Какие операции могут выполнять внешние программные продукты в системе 1С?

1. Загрузка информации из файлов Excel в программы на платформе 1С.

2. Анализ прайс-листов, определение самых низких цен и установка их в качестве закупочных. Обновление стоимости продукции при добавлении наценки.

3. Считывание картинок и штрих-кодов.

4. Сопоставление колонок, удаление ненужных элементов.

5. Поиск товаров по заданным реквизитам (артикулу, штрих-коду).

6. Удобная загрузка различных видов цен.

7. Настройка загружаемой таблицы Excel, сопоставление колонок и рядков.

Преимущества использования обработок для загрузки прайсов

• Снижение нагрузки на сотрудников, увеличение производительности труда.

• Существенная экономия времени (загрузка прайса поставщика осуществляется в течение нескольких минут).

• Сокращение числа ошибок, связанных с ручным вводом информации.

• Экономия средств на оплате труда нескольких работников.

• Повышение дохода компании за счет установки наиболее конкурентоспособных цен.

• Обработки используются не только для загрузки прайсов, но и других документов. Программы подходят для нескольких конфигураций (1С: Розница, 1С: Торговля и Склад и др.).

Загрузка прайса в 1С: 8.2 из документа Excel

1. Перед загрузкой информации необходимо подготовить прайс, чтобы он корректно отобразился в системе 1С.

2. Открыть программу 1С: 2 через комбинацию «Файл» − «Открыть», найти элемент «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента», инсталлировать его.

3. Кликнуть мышкой по меню «Предприятие», затем нажать «Товары» − «Установка цен номенклатуры». Появится перечень ранее установленных прайсов. Надо создать новый файл, указав в нем тип цены и период, с которого указанные реквизиты начнут действовать, нажать «Записать».

4. Открыть обработку, затем в строке «Режим загрузки» указать «В табличную часть», в поле «Ссылка» выбрать документ.

5. Перейти на вкладку «Табличный документ», через кнопку «Открыть» найти прайс в формате Excel, загрузить его. Полученные данные откроются в системе.

6. Перейти на вкладку с настройками. Здесь надо установить параметры для переноса информации со столбцов табличного документа Excel.

7. Вернуться на табличную часть. Нажать клавишу «Контроль заполнения» и ждать, пока система выдаст результаты. Если ошибки не были найдены, можно загружать файл.

8. Проверить документ «Установка цен», в нем должны появиться передаваемые данные.

Импорт данных из документов в формате Excel в УТ 10

Для того, чтобы информация с прайса была корректно загружена в систему 1С: Управление торговлей с автоматическим распределением по группам, пользователь должен подготовить таблицу в документе Excel. При необходимости надо добавить колонки, в ячейках должны содержаться только однотипные данные. Перенос информации в конфигурацию УТ 10 будет осуществляться при помощи типовой обработки, порядок действий приведен далее:

1. Запустить обработку. В поле «Режим загрузки» выбрать «В справочники», в поле «Вид справочника» указать «Номенклатура».

2. На вкладке «Табличный документ» загрузить прайс. Если он первоначально не отображается, надо в поле «тип файла» задать «Лист Excel».

3. Перейти на вкладку с настройками, определить параметры загрузки. Отметить флажками только необходимые реквизиты, с ненужных опций снять галочки. Нажать «Загрузить». Если передача данных прошла успешно, программа 1С выдаст сообщение.

4. Просмотреть справочники номенклатур, в них должны добавиться новые позиции.

5. Назначить реквизиты для карточек товаров. Это можно сделать вручную или в автоматическом режиме.

6. Следующий этап – загрузка цен при помощи этой же самой обработки. Установить режим «Загрузка в табличную часть», в рядке «Ссылка» выбрать «Установка цен номенклатуры», сохранить пустой файл.

7. На вкладке «Табличный документ» снова загрузить прайс, который использовался ранее для копирования наименований. Перейти на другую вкладку, задать параметры. Нажать «Загрузить» и ожидать сообщения об успешной передаче информации в 1С.

8. После загрузки основной цены следует приступать к переносу остальных видов цен.

9. По такому же принципу осуществляется импорт данных с прайсов в конфигурацию 1С: КА.

Настройки параметров при импорте прайсов в 1С: Управление торговлей

• «Операция» − заполняется при поступлении товаров, ключевой реквизит «Закупка у поставщика».

• «Организация» − название компании, в которую поступает продукция.

• «Склад» − название подразделения, куда будут переданы товары.

• «Устанавливать цены номенклатуры» − указывать «Да» если во время загрузки прайса будут использоваться цены, заданные в документе «Установка цен».

• «Формировать списание» − ставить «Да» только в том случае, если необходимо списать товары при импорте данных.

• «Формировать заказ поставщику» − если выбрать «Да», то автоматически сформируется документ заказа для контрагента.

• «Поиск по» − перед тем как загрузить данные из прайса в программу 1С, необходимо указать реквизиты, по которым будет осуществляться поиск номенклатур.

• «Загружать без учета изменений» − указывать «Да» если надо импортировать информацию в документ установки цен; если нажать «Нет» − остаток товаров сверится с количеством, указанным в загружаемом документе.

Загрузка прайса в 1С: УТ 11

В эту редакцию программы встроен специальный инструмент, позволяющий импортировать цены из любых источников всего в несколько кликов. Он называется «Регистрация цен поставщиков». Один документ может содержать сведения о стоимости товаров, сроках поставок, различных условиях приобретения продукции. Загрузка цен из прайса происходит в следующем порядке:

1. Открыть меню «Маркетинг», затем «Загрузка цен из файлов». Когда появится окно с документами, надо отыскать среди них требуемый прайс и указать тип загружаемого документа, нажать «ОК».

2. Теперь приступим к копированию цен. Для этого надо открыть файл Excel, выделить ячейки и скопировать их в программу 1С (комбинация клавиш Ctrl+C и Ctrl+V). После этого нажать «Далее».

3. Если система выдаст предупреждение о том, что надо сопоставить номенклатуру вручную, пользователю придется выбирать наименования товаров в поле «Номенклатура» самостоятельно.

4. После завершения сопоставления нажать кнопку «Далее». Поставить флажок на требуемом варианте определения цен, нажать «Готово».

5. По окончании процедуры новые цены должны установиться.

Импорт прайсов в конфигурацию 1С: УНФ при помощи внешнего инструмента «Универсальный загрузчик»

1. Для корректной загрузки данных из файла Excel в систему 1С: УНФ необходимо подготовить исходную таблицу: наименования столбцов расположить в самой первой строчке, в названиях колонок должны быть только буквы и цифры.

2. Зайти в программу в режиме «Конфигурация», через комбинацию «Файл − Открыть» запустить внешнюю обработку. Выбрать документ Excel с наименованием товаров. Нажать «Далее».

3. Отметить объекты, которые должны быть загружены в информационную базу, перейти к следующему шагу.

4. Отрегулировать таблицу исходника.

5. Загрузить данные в систему, проверить результат. Если были допущены ошибки, то программа сообщит пользователю о них.

Процедура по импорту информации займет 5-10 минут. А если сохранить настройки в шаблон, то в следующий раз передача данных из таблиц Excel будет выполнена за несколько секунд. На рынке информационных продуктов представлено большое количество качественных программ, существенно облегчающих работу с системой 1С, поэтому не имеет смысла тратить свое время на ручной ввод информации.